Die Ankündigung einer Betriebskontrolle ist in der Regel kein Grund zur großen Freude. Dabei ist es auch erst einmal unwichtig welche Kontrollstelle sich anmeldet, denn eine Betriebskontrolle erinnert doch sehr an Prüfungssituationen aus vergangenen Tagen. So sorgten schon zu Schul- oder Studienzeiten Klausuren und Prüfungen für das ungute Gefühl, dass man trotz fleißiger Vorbereitung scheitern könnte. Denn normalerweise kannte man die gestellten Fragen nicht im Voraus und musste hoffen, dass das vorherige Büffeln ausreichend war. Doch während Schule oder Studium hatte man in der Regel genügend Zeit sich optimal auf die anstehende Prüfung vorzubereiten. Das ist heute anders.
Alle Unterlage griffbereit
Neben der täglichen Stallarbeit und den unzähligen Aufgaben in der Außenwirtschaft bleibt häufig kaum Zeit für die Büroarbeit. Zudem wird die Bürokratie in der Landwirtschaft auch immer aufwändiger und oft weiß man gar nicht mehr so genau welcher Beleg und welches Dokument wo und wie abgelegt werden muss. Verständlich, dass Büroarbeit für die meisten nicht gerade zur Lieblingsbeschäftigung gehört.
Trotzdem sollte man sich dafür regelmäßig Zeit nehmen. Denn wer alle Unterlagen übersichtlich abgeheftet und griffbereit hat, ist im Falle einer Kontrolle schon gut vorbereitet. Da ist es dann eben doch wieder wie in der Schule: wer seine Hausaufgaben gemacht hat, hat in der Klausur für gewöhnlich die besseren Noten. Am besten planen Sie sich feste Bürozeiten ein und erstellen sich Listen, wofür, welche Unterlagen benötigt werden. Denn es werden beim QM-Audit andere Belege verlangt wie beispielsweise bei der Bio-Kontrolle.
Im Falle einer Kontrolle müssen aber selbstverständlich alle Unterlagen auch auf aktuellem Stand sein. So muss beispielsweise jährlich bis Ende März die aktuelle Düngebilanz auf dem Betrieb vorliegen. Da man aber nicht alle Termine und Fristen im Kopf haben will, empfiehlt es sich hierfür Erinnerungsfunktionen einzurichten. Das ist ja in Zeiten von Smartphones kein Problem mehr und idealerweise nutzt man ein elektronisches Dokumentenmanagement, das über eine Termin- und Versionskontrolle verfügt. Wichtig ist auch regelmäßig auszumisten, da man sonst der Flut an Belegen und Dokumenten nicht mehr gewachsen ist. Hier müssen aber unbedingt die unterschiedlichen Dokumentationsfristen eingehalten werden.
Wer weiß Bescheid?
Außerdem sollte sicherheitshalber noch eine zusätzliche Person über die Ablage Ihrer Unterlagen Bescheid wissen. Am besten beziehen Sie jemand aus der Familie oder einen Mitarbeiter in Ihr Ablagesystem mit ein, so können im Krankheitsfall alle Dokumente aufgefunden und bearbeitet werden. Denn im Notfall reicht es nicht zu sagen „das habe ich im Kopf oder in der dritten Schublade von oben.“ Denn auch im Ernstfall müssen geschlossene Verträge nachvollzogen werden können, müssen Rechnungen geschrieben oder bezahlt und Kredite bedient werden. Das gilt auch für die Kontrolle. Sie als Betriebsinhaber sind verpflichtet die Kontrolle zuzulassen und mitzuwirken. Ist man selbst, eben zum Beispiel wegen Krankheit verhindert, muss versucht werden einen geeigneten Vertreter zu finden. Dieser sollte natürlich über alle Abläufe und wesentlichen Umstände Bescheid wissen und auch Flächen, Tiere sowie Einrichtungen gut kennen, um im Falle einer Kontrolle umfassend Auskunft geben zu können.
Gute Vorbereitung
Doch warum wird eigentlich kontrolliert? möchte man sich manchmal fragen, denn zum passenden Zeitpunkt kommt zum Beispiel eine Vor-Ort-Kontrolle selten.
Das EU-Recht bestimmt jedoch, dass bei Betriebsinhabern, die Direktzahlungen und Prämien erhalten, durch eine Vor-Ort-Kontrolle überprüft werden muss, ob die Fördervoraussetzungen und anderweitigen Verpflichtungen (Cross-Compliance-Bestimmungen) eingehalten werden. Kontrollen sind also keine zusätzliche Bürokratie-Schikane, sondern die Behörden sind jedes Jahr verpflichtet stichprobenartig Betriebe zu kontrollieren. Letztlich liegt das auch im Interesse des einzelnen Landwirts, denn wer sich selbst an Vorgaben und Bestimmungen hält, möchte sicher das dies auch die anderen tun.
Deswegen sollte man Kontrollen aufgeschlossen gegenüberstehen und auch mit den Prüfern einen positiven Umgang wahren. Denn auch die Mitarbeiter von Behörden und Kontrollstellen gehen lediglich ihrer Arbeit nach und können meist nicht wissen, ob sie ihre Kontrolle gerade zu einem besonders ungünstigen Zeitpunkt ankündigen.
Sicher werden Kontrolleuer trotzdem meist nicht mit offenen Armen empfangen, denn eine Kontrolle ist auch bei optimaler Vorbereitung mit einem hohen Arbeits- und Zeitaufwand sowie einer gewissen Anspannung verbunden. Denn auch bei sehr gewissenhaftem Vorgehen sind Fehler oder Unregelmäßigkeiten nicht gänzlich ausgeschlossen.
Daher ist es ratsam ruhigere Zeiten zu nutzen, um mit einem unabhängigen Dritten mal eine Prüfung auf dem eigenen Betrieb durchzuspielen. Bitten Sie beispielsweise Ihren Berater verschiedene Kontrollszenarien zu simulieren, um für den Ernstfall gewappnet zu sein.
Das gibt Ihnen nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch die Chance mögliche Schwachstellen aufzudecken.